مدیریت مستندات یا مدیریت محتوا شامل ایجاد استراتژی هایی برای مدیریت ، حفظ ، اشتراک گذاری و ویرایش محتواست . پیشرفت های فنی در مدیریت محتوا ایجاد مستندات ، اسلایدها ، صفحات وب و صفحات گسترده اکسل را آسان نموده و تولید نسل های مختلف از اسناد را تسهیل مینماید . با این حال ، گرچه تولید داده ها و مطالب آسان است ، اما به خاطر افزایش روز افزون مستندات در سازمان ها مشکلات مدیریت و بهره برداری از این محتوا چهار برابر مشکل تر شده است .

اما شیرپوینت برای مدیریت حجم عظیمی از محتوا نقشی حیاطی و راه حل های کارآمد ارائه نموده است ، راه حل هایی که شیرپوینت برای مدیریت مستندات ارائه نموده است شامل موارد زیر است :​

• مدیریت اسناد

• مدیریت مدارک

• مدیریت محتوای وب

• راه حل های مبتنی بر فرم

مدیریت محتوا به سازمان کمک میکند تا اطلاعات را به صورت محافظت شده نگهداری و کنترل کنند ، هر زمان و هرجا که مورد نیاز باشد .

با استفاده از مدیریت مستندات ، برای کارمندان مدیریت محتوا با استفاده از ابزارهای آشنا همچون مایکروسافت آفیس آسان تر و هموارتر خواهد شد .

راه حل های ارائه شده مدیریت مستندات سازمان ها را قادر می سازد تا چرخه حیات مستندات را از لحظه ایجاد آن تا پایان و انقضا سند مدیریت نمایند . در واقع مدیریت مستندات به سازمان کمک میکند تا :

• داده های ناساختیافته یا داده های متنوع را مدیریت نمایند.

• از داده های با ارزش خود محافظت نمایند .

• وب سایت های متعدد را مدیریت نمایند .

• پردازش ها و پروسه های جاری سازمان را کنترل نمایند .

در واقع مدیریت مستندات به افراد فنی سازمان ها کمک میکند تا با استفاده این امکانات تمام اسناد را در قالب یک مخزن مرکزی در اختیار داشته باشند ، علاوه بر این کمک میکند تا اسناد را ذخیره کنند ، قوانین سازمان را در مورد اسناد رعایت نمایند ، از اطلاعات مدیریت محافظت نمایند و به راحتی داده های مورد نیاز را انتشار دهند .برای اطلاعات بیشتر و مشاوره در مورد پیاده سازی مدیریت محتوا با ما تماس بگیرید .